Visszárus csomagok vámkezelése

Tisztelt Szakértő! Visszárus termékek vámkezelésével kapcsolatban szeretnénk segítséget kérni. A probléma röviden: eladunk és kiküldünk egy terméket a külföldi vevőnk részére. Ha akad egy hibás alkatrész a már megvásárolt és kiküldött termékben, akkor küldünk a vásárlónak egy új alkatrészt. Ha EU-n kívüli országba küldjük, akkor egy 1 eurós számlát csatolunk mellé, amire azt írjuk hogy garanciás csere termék. Ezzel gond nélkül ki szokott menni a csomag. Viszont hogyha szeretnénk, hogy a vevő küldje vissza a hibás alkatrészt, akkor küldünk neki az új alkatrésszel együtt egy visszáru címkét, amivel ő vissza tudja díjmentesen küldeni a csomagot részünkre. EU-n kívülről szükség van egy számlára is a vámkezeléshez. Eddig úgy csináltuk, hogy készítettünk egy 1 eurós proforma számlát, amire szintén garanciás terméket írtunk. Ezzel viszont volt már probléma: előfordult, hogy nem tudta a vevő feladni a csomagot, a külföldi DHL nem fogadta el ezt a számlát. Volt, hogy azt mondták neki, adjon meg magasabb összeget a számlán, de olyan is volt, hogy azt mondták, hogy nem szerepelhet a számlán az, hogy garanciás csere termék. Illetve annak rajta kell lennie, hogy nincs piaci értéke. A végeredmény az, hogy nincs egy egységes szabály, ami alapján ezeket a visszárukat tudjuk kezelni. Szeretnék érdeklődni, hogy tudna-e segíteni abban, hogy mi lenne a helyes eljárás? Köszönöm.