Munkaidő-csökkentés – eljárási mód

Tisztelt Szakértő! Cégünknél a rendelésállomány csökkenése miatt olyan szabályt hoztak, hogy a következő három hónapban mindenkinek havi két nap fizetés nélküli szabadságot fognak elszámolni (ez lehet később havi 4 nap vagy több lesz, a rendelések függvényében). Kérdésem, hogy ezt hogyan kell a HR osztálynak lepapíroznia? Kell munkaszerződést módosítani? A T1041-esen be kell jelenteni? Válaszát előre is köszönöm!