Elveszett BKV-bérlet

Tisztelt Szakértő! Intézményünk egyik munkavállalója elveszítette a 2014.12. havi bérletszelvényét, melynek árát béren kívüli juttatás formájában még annak a hónapnak az elején megtérítettünk számára. A kifizetéshez leadta a számlát, mely mögé lemásoltuk a bérletszelvényt (mondván, hogy majd annak lejárata után leadja az eredeti példányt). A már mások által feltett kérdések között próbáltam választ találni arra, hogy ilyen esetben mi a munkáltató és a dolgozó teendője, de sajnos nem találtam. Ezért kérdezném, hogy mikor járok el helyesen? Visszafizettessem a kollégával a részére kifizetett összeget, és a járulékokat is ennek megfelelően számoljam majd el, vagy elég egy jegyzőkönyvet felvenni róla, és a kiadási pénztárbizonylat mellé csatolni? Válaszát előre is köszönöm! Tisztelettel: Andrea