IC költségek szerződése, számlázása

Tisztelt Szakértő! A vállalatcsoport másik tagjaitól (pl. Németországból, Vietnámból, Japánból) érkeznek ide kollégák, többnyire munkavégzés/segítségnyújtás céljából. Sokszor az ő taxi-, szállás- és egyéb költségeiket, a magyar cég fizeti meg. Ezeket a költségeket át szeretnénk rájuk terhelni. Ilyen esetekben milyen kötelező dokumentációs szabályoknak kellene megfelelnünk? Számla, IC szerződés (ebből 1 db elég, ami a cégcsoportra van vagy külön kell cég/országonként? Erre kell transfer pricing policy-t készíteni? Válaszát előre is köszönöm!