Át nem vett helyi járatos bérletek könyvelése

Társaságunk helyi járatos bérlet juttatást ad a dolgozóinak, melyet bérként adózó juttatásként számfejt. A bérletek kiosztására a hónap 5-éig kerül sor. A bérleteket a szolgáltatótól minden hónap 25-e meg kell rendelnünk ahhoz hogy a szolgálató azt le tudja gyártani. A bérletszelvényre nyomtatásra kerül a dolgozó személyi igazolványának a száma. A bérletek átvételét a dolgozó átvételi elismervény aláírásával igazolja. Néhány esetben a dolgozó nem veszi át a bérletét, mert nem kéri vagy időközben leszámol. A bérletek visszaváltására a hónap utolsó napjáig van lehetőségünk. A leszámolásokra, illetve át nem vételekre sok esetben 1-5-e között kerül sor, így nincsen lehetőségünk a bérletek visszaváltására. Ilyen esetben ezen bérlet elszámolhatóak-e egy feljegyzéssel egyéb ráfordításként vagy mindenképpen le kell számfejteni a dolgozónak bérként adózó juttatásként? Vagy van más megoldási mód ezen bérletek szabályos elszámolására? Válaszukat köszönöm.