Hazautazás költségtérítése

Tisztelt Szakértő! Kollégánk 180 km-re lakik a munkahelyétől és havonta 2-3 alkalommal fog hazamenni családjához. Kötetlen munkarendben dolgozik egyébként és autóval tervezi a hazautazást. Az lenne a kérdésem, hogy a havi 4 alkalmat akkor is meg kell téríteni a számára, ha nem megy mindig haza? Illetve milyen dokumentum szükséges az igazolásához? Tartózkodási helyén "szívességből" lakik, egyelőre nincs hivatalosan bejelentkezve, ez okoz-e bármilyen problémát? Az 58 320 Ft, az adómentes határ vagy mit jelent az, hogy ez az összeg a kifizethető maximum? Köszönöm válaszát!