Számla helyettesítő okirat havi elszámolásban eseti munkákra

Tisztelt Szakértő! Egy megállapodás jogszerűségének megállapításához és a helyes számlázási gyakorlat kialakításához kérném véleményét. A beszállító partner keretszerződést kötött a megrendelővel, egyedi megrendelések alapján szállítja be a megrendelt árut és minden beszállítást egyedileg számláz is. A megállapodásában kitértek a minőségi kifogás miatti be nem fogadott termékekre is oly módon, hogy havonta egy alkalommal a havi utolsó beszállítást követően jelzi a megrendelő az összes tárgyhónapi hibás teljesítést. Jogszerű-e ez a megállapodás? Amennyiben igen, akkor mi a helyes számlázási gyakorlat? 08. hóban például 8 alkalommal készült számla a megrendelő részére. 09.01-jén jelzik a beszállító felé, hogy tárgyhónapban összesen hány darab terméket kifogásolnak, melyet vissza is szállítanak. Ezt a beszállító 09.05-én megkapja, átnézi és a kifogást jóváhagyja, viszont konkrét szállításokhoz nem tudja kötni és igazából számára ez irreleváns melyik napi szállításból válogatták ki. Megállapodás értelmében havonta egyszer számolnak el a jóváírással egymással. Ebben az esetben is számlát helyettesítő okirat kiállítása lenne a helyes? Milyen módon? Megfelelő eljárás, ha a beszállító 09.05-én az adott napi árfolyammal, 10.05-ei teljesítés dátummal és fizetési határidővel (megállapodás szerint 30 nap a fizetési határidő) egy mínuszos számlát kiállít valamennyi 08. hóra vonatkozó kifogásolt termékről? Köszönöm szépen segítségüket.