Kötelező-e a külföldi kiküldetési rendelvény használata?

Tisztelt Szakértő! Szervezetünknél részletes szabályzat vonatkozik a kiküldetésekre, amely szabályozza az elrendelés körülményeket, napidíj összegét, elszámolható költségek körét. Tipikusan néhány napos külföldi tartózkodást (konferenciákon való részvétel, tanulmányút jellegű) finanszírozunk, tehát nem hosszú távú külföldi kiküldetéseket. Jelen rendszerünkben az ügyvezető igazgató egy belső dokumentum keretében rendeli el a külföldi kiküldetéseket, ami tartalmazza a munkáltató adatait, a kiküldetésben érintett munkavállalók nevét és munkakörét, a kiküldetés célját, a fogadó országot és a pontos munkavégzési helyet, a külföldi partner nevét, a kiküldetés kezdő és záró időpontját, az utazás módját, a szállás és ellátás szabályait, a napidíj összegét, a különféle költségtérítések tervezett összegét, az elszámolás határidejét, a munkavállaló rendelkezésére bocsátott eszközöket, egyéb feltételeket. A dokumentumot több vezető és az ügyvezetői is ellenjegyzi, ezzel elrendelve a kiküldetést. A dokumentumból az érintett munkatársak kapnak egy példányt. Amennyiben bármilyen tervezett költség jelentősen meghaladja a tervezett mértéket, a munkavállalók új dokumentumot készítenek. Kérdésünk, hogy egy ilyen részletezettségű belső dokumentum használata mellett kötelező-e a boltban vásárolható külföldi kiküldetési rendelvény nyomtatvány használata? Köszönettel.