Kiküldetés költségtérítése külsős magánszemélyek részére (nem munkavállalóknak)

Tisztelt Szakértő! Egy kft. számos nemzetközi elméleti kutatási projektben részt vesz konzorciumi tagként. A nemzetközi projektek miatt számos munkavállalója utazik EU-n belül konferenciákra, workshopokra, egyeztetésekre. Ezek költségeinek elszámolását mind a hatályos jogszabályok, mind pedig a kft. saját belső kiküldetési szabályzata szerint végezzük. A kollégáknak felmerült költséget és napidíjat a cég elszámolja, számfejti és kifizeti. Azonban most felmerült az igény, hogy külsős magánszemélyek (nem munkavállalói a kft.-nek) kiutazását is finanszírozná a kft., olyan magánszemélyekét, aki az egyes kutatási projektek szereplőit képviselnék a megbeszéléseken, workshopokon, egyeztetéseken. A kiutazás során náluk felmerült költségeket hogyan tudja a kft. helyesen és szabályosan jól elszámolni, számfejteni, kifizetni? Megoldás lehet-e velük nullás megbízási szerződést kötni, ahol is a magánszemély vállalja megbízási díj nélkül, hogy a rendezvényeken részt vesz, szakmai tudásával, tapasztalatával segíti a kutatást, amiért cserébe a kft. finanszírozza a kiutazását, a felmerült költségeit és napidíját téríti? Itt elsősorban azon költségek elszámolása kérdéses, amit a magánszemély fizet saját pénzéből és amit a kft. meg szeretne neki téríteni költségtérítésként, valamint a napidíj elszámolása. Köszönöm a segítségét!