Készpénzes számla elszámolása

Kettős könyvvitelt vezető egyesülésről van szó. Az egyesülés működéséhez kapcsolódó kisebb beszerzések készpénzben történnek. Ehhez szükség esetén a bankszámláról vesz fel pénzt az egyesület, ezt bevételezi a pénztárba és innen történik a kifizetés. A kérdés arra irányul, hogy mi történik, ha a készpénzes vásárlás időpontjában nincs készpénz a házipénztárban. Megfelelő eljárás-e, hogy felvesszük a megfelelő összeget a bankszámláról bevételezzük a pénztárba és annak a személynek, aki a vásárlást eszközölte (a leadott számla és kiadási pénztárbizonylat ellenében) kifizetjük az összeget. Tehát az illető megelőlegezte a vásárlást, és amikor leadja a számlát, akkor történik utólag a kifizetés, azonban a vásárlás időpontjában a házipénztárban nem volt pénz, hiszen kifejezetten a vásárlás fedezetére utólag vettük fel. Szükséges-e valamilyen címen befizetés könyvelése a házipénztárba, hogy a vásárlás időpontjában meglegyen a fedezet? Az egyesület könyvelését külső könyvelő végzi, nem ismerem, hogy a programja hogyan kezeli a házipénztárat. Az elvre lennél kíváncsi, hogyan szabályos a fenti tranzakció.