Kiküldetési rendelvény dokumentálása

Tisztelt Szakértő! Szervezetünk munkavállalóink részére (saját gépkocsis vagy tömegközlekedéses) belföldi és többnyire repülővel végrehajtott külföldi kiküldetések esetében költségtérítést biztosít. Ehhez kiküldetési rendelvényeket használunk, amelyek tartalmazzák a hatályos jogszabályok által előírt kötelező adatokat. A kiküldetési rendelvényeket EXCEL és WORD formátumban töltjük, íratjuk alá az érintettekel, sorszámozzuk őket, majd lefűzzük azokat, valamint a vonatkozó adatokat rögzítjük a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásába. Az adózónán ezt a hétéves cikket találtam az ügyben: https://adozona.hu/altalanos/Kotelezoe_a_kikuldetesi_rendelveny_szigoru__YG1BN5, ami a szigorú számadású dokumentumok nyilvántartási kötelezettségét emeli ki. Más internetes források azt emelik ki, hogy nem szabad EXCEL vagy WORD formátumban vezetni a kiküldetési rendelvényeket, érzékeltetve, hogy csak a bolti formanyomtatvány vagy informatikai megoldás használható. Kérem állásfoglalását, hogy a fent leírt rendszerünk működőképes-e vagy változtatás szükséges. A fentiekhez hasonlóan egyes munkatársaink a szervezet által bérelt cégautókat is igénybe vesznek feladataik ellátásához. Ehhez szintén EXCEL-ben kitöltött, aláírt, sorszámozott útnyilvántartási táblázatokat vezetnek, amelyek az összes releváns adatot tartalmazzák. Kérem állásfoglalását, hogy az útnyilvántartások vezetése ilyen módon megfelelő-e vagy változtatás szükséges?