Tehergépkocsi menetlevél és -használat

Kötelező-e menetlevelet vezetni, ha nem szállít árut (például üzletkötők járnak kis "van" haszongépjárművel partnerekhez, nem mindig visznek árut)? Hol van ennek hatályos jogszabályi hivatkozása? Megfelelő-e a GPS követőrendszer kimutatása a költségelszámoláshoz (vagy csak menetlevél jó)? Ha magánhasználat van, azt meg kívánom téríttetni. Ha az elszámolt valamennyi költséget (üzemanyag, bérlet, biztosítás, javítás...) arányosítom az elszámolt időszakra üzleti és magánhasználat szerint kilométer alapján, és a magánhasználatra jutó költséget kiszámlázom a használónak áfával terhelten, helyesen járok el? . Ekkor nem keletkezik a használónak jövedelme, a beszerzések áfája levonva, a magánhasználat áfája megfizetve. A számla mint költségtérítés, vagy mint bérlet kell szóljon? Köszönettel