hirdetés
Közelgő események
Legfrissebb cikkek
Személyes értesítések
Bezár
További témák
Ez a cikk több mint 30 napja íródott, ezért előfordulhat, hogy a benne lévő információk már nem aktuálisak! Témába vágó friss cikkekért használja a keresőt

Meddig kell járnunk az irodát ellepő papírhegyek között? Itt a válasz

  • adozona.hu
1

Milyen iratmegőrzési kötelezettség vonatkozik a munkaügyi iratokra? Nem minden szabály mondja ugyanazt, pedig a jövedelemre, a társadalombiztosításra vonatkozó iratok nyugdíjba vonuláskor igen fontosak lehetnek. Olvasónk kérdésére Sinka Júlia adó- és számviteli tanácsadó válaszol.

hirdetés
hirdetés

Olvasónk így részletezte kérdését. Milyen iratmegőrzési kötelezettség vonatkozik a munkaügyi iratokra? Gondolok itt különösen a bérszámfejtést alátámasztó dokumentumokra (munkaszerződések, igazolások, jelenléti ívek) és az ezen iratok alapján készült NAV-bevallásokra (08-as, 01-es), be- és kijelentési nyomtatványokra, bérjegyzékekre, összesítőkre stb. Ki kell-e nyomtatni papír formájában minden NAV felé beadott bevallást, vagy elegendő elektronikusan tárolni? Mik az ide vonatkozó szabályok?

Sajnos a társadalombiztosítási és a jövedelemre vonatkozó iratokra (ideértve a munkaügyi, bérelszámolással kapcsolatos dokumentumokat) vonatkozó megőrzési kötelezettségről a törvények külön nem rendelkeznek: a Tbj., az Mt. nem tartalmaz a munkaügyi iratok megőrzésére vonatkozó előírást – figyelmeztet szakértőnk.

Ez elvileg még nem okozna gondot, hiszen úgy gondolhatnánk, az iratok általános megőrzési szabályaiból kell kiindulnunk. (Ezzel szemben azonban a hétköznapi logika alapján is arra a következtetésre jutunk, hogy a munkaügyi, társadalombiztosítással kapcsolatos iratok őrzési idejének hosszabbnak kell lennie, mint – mondjuk – egy főkönyvi kivonaténak, hiszen az érintettek nyugdíjba vonulásakor is fontosak lehetnek.)

A több mint két évtizedes, de még hatályban lévő, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény szerint az irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint a tulajdonukban vagy birtokukban lévő maradandó értékű iratok megóvásáról gondoskodni.

E törvény meghatározza továbbá a maradandó irat fogalmát is: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.
E körbe tartoznak a kérdésben említett munkaügyi iratok (a munkavállalók adatai, a biztosításra és járulékfizetésre vonatkozó adatok), melyek tehát– a fenti előírásokból következően – nem selejtezhetők, a foglalkoztatónak meg kell őriznie azokat, illetve a cég megszűnésekor a végelszámolónak, felszámolónak gondoskodnia kell iratőrzőnél történő elhelyezéséről. 

A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló, jelenleg is hatályos 13/2005. (X. 27.) IHM-rendelet tartalmazza a másolat készítésének szabályait. A rendelet hatálya kiterjed a papíralapú közokiratról, papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról, papíralapú magánokiratról és papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolat készítésére. Sajnos sem ez a rendelet, sem a számviteli törvény, sem más jogszabály nem rendelkezik arról, hogy az elektronikus másolat elkészítését követően az eredeti dokumentum (számviteli bizonylat, vagy akár a munkaügyi irat) megsemmisíthető lenne. Manapság már vannak olyan cégek, amelyek az iratmegőrzésre szakosodtak, így tetemes mennyiségű irat esetén célszerű ilyen vállalkozást megbízni ezzel.

Az adózás rendjéről szóló törvény – az adó megállapítására vonatkozó joggal kapcsolatos- előírásait is figyelembe kell venni! Az Art. 47. §. (3) bekezdése szerint az iratokat az adó megállapításához való jog elévüléséig kell az adózónak megőriznie, olyan formában tárolva, hogy a dokumentumokból az adó ebben az időszakban bármikor újra megállapítható, illetve ellenőrizhető legyen.
Ez azt jelenti, hogy a 08-as, 01-es bevallásokat a biztosítottak be- és kijelentésével kapcsolatos bejelentőlapokat nem kell feltétlenül papír alapon, kinyomtatva tárolniuk, de elektronikus megőrzésükre olyan megoldást kell kitalálni, alkalmazni, amely lehetővé teszi, hogy szükség esetén azok – az Art. szerinti elévülési időn belül – bármikor reprodukálhatóak legyenek. E feltételnek eleget tesz – szerintem – a bevallások pdf. formátumban való megőrzése is, de szerencsésebb, ha (akár úgynevezett külső memórián is), de a kapcsolódó NAV-os programmal együtt archiválják.

A fentebb hivatkozott, az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével elévül, amelyben az adóról bevallást, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni.

Amennyiben az adott időszak bevallását az adózó önellenőrzéssel helyesbíti az adózó javára, akkor az ezt alátámasztó bizonylatok, nyilvántartások esetében az önellenőrzés esedékességét kell az elévülési idő kezdetének tekinteni. A bérjegyzékek, az ezekről készített összesítők kapcsán a számviteli törvény elvárásai is képbe kerülhetnek!

Ugyanis a számviteli törvény hatálya alá tartozó vállalkozásoknál az iratanyag megőrzésének kérdésében a számviteli törvény 169. §-ára is figyelemmel kell lenni.

A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok körébe – ezeket a hivatkozott jogszabályi hely alapján legalább 8 évig kell olvasható formában megőrizni – az említett jegyzékek, összesítők is beletartoznak, hiszen ezek nem csak a NAV-hoz benyújtandó 08-as bevallás, de a munkabérek, közterhek könyvelését alapozzák meg, és támasztják alá az adatok valódiságát.

Tekintettel arra, hogy ugyanazon bizonylatot a számviteli előírások szerint is, meg az Art. szerint is meg kell őrizni, de az érintett jogszabályok eltérő intervallumokat állapítanak meg, így a számviteli törvény hatálya alá tartozó vállalkozások esetében a hosszabb – azaz a számviteli törvény szerinti – megőrzési időtartam a mérvadó.

Az előfizetéssel elérhető tartalmak között további cikkeket olvashat a témáról.

Válasszon csomagajánlataink közül:

Ha előfizetőnk, lépjen be!

Ha most fizet elő, a szolgáltatáscsomag részeként megkapja az „Adatvédelem a gyakorlatban” című kiadványt is! Az akció feltételei a 2018. március 14-től 2018. április 25-ig megrendelt, és 2018. május 9-ig befizetett előfizetésekre vonatkoznak.
Részletek »

* A termékek külön megvásárlása esetén fizetendő ár.
** Az Adózóna.hu előfizetése után három személynek jár 2-2 kreditpont, amelyet elszámolhat a szakképzésébe. A kreditpontok kedvezettjeinek nevét és regisztrációs számát a rendeléskor megadott adatokkal a befizetés után kiküldött számlán tüntetjük fel.


Hozzászólások (1)

lensan

Véleményem szerint külön kezelendő a munkáltatónál levő személyi anyag ill. akár a könyvelő irodánál levő un. pénzügyi anyag. Nyugdíj szempontjából a személyi anyag a mérvadó, megőrzése leegyszerűsítve egy emberöltő. De szívesen olvasnék szakértő cikket a témában.

Új hozzászólás

Kérjük, hogy szakértőinknek szóló kérdését ne kommentben tegye fel! Használja helyette a kérdés-válasz funkciót, kérdésében hivatkozzon az érintett írásra, lehetőleg annak URL-jét is megadva. A választ csak így tudjuk garantálni. Köszönjük!



ELAKADT? SEGÍTÜNK!
  1. Szakmai kérdése van? Tegye fel!
  2. Más jellegű kérdése van? Írja meg nekünk!
  3. Körbevezetjük!
TÖBB MINT TÖRVÉNYTÁR!
Ezért érdemes előfizetni!
hirdetés
LEGFRISSEBB
További friss cikkeink »
2018-AS VÁLTOZÁSOK
További cikkek a rovatban »
Adózóna - Brand Content
További cikkek a rovatban »
2017-ES VÁLTOZÁSOK
További cikkek a rovatban »
Kalkulátorok
Bér Bér Nyugdíj Nyugdíj Osztalék Osztalék Ingatlan illeték Ingatlan illeték További kalkulátorok »

Kérdések és válaszok

Éves beszámolókészítési kötelezettség

Szolnoki Béla

adószakértő, könyvvizsgáló

Táppénz

dr. Radics Zsuzsanna

tb-szakértő

Egyszemélyes kft.-tag Ptk. és Mtv. megítélése

dr. Radics Zsuzsanna

tb-szakértő

2018 április
H K Sze Cs P Sz V
26 27 28 29 30 31 1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30 1 2 3 4 5 6
Naptár nézet Lista nézet
hirdetés
FONTOS JOGSZABÁLYOK
  1. KATA és KIVA 2012. évi CXLVII. törvény a kisadózó vállalkozások tételes adójáról és a kisvállalati adóról
  2. Art. 2003. évi . XCII. törvény
  3. Áfa 2007. évi CXXVII. törvény
  4. Áht. 1992. évi XXXVIII. törvény
  5. EHO tv. 1998. évi LXVI. törvény az egészségügyi hozzájárulásról
  6. Ekho tv. 2005. évi CXX. törvény az egyszerűsített közteherviselési hozzájárulásról
  7. EVA tv. 2002. évi XLIII. törvény az egyszerűsített vállalkozói adóról
  8. Helyi adó tv. 1990. évi C. törvény a helyi adókról
  9. Itv. 1990. évi XCIII. törvény az illetékekről
  10. Jöt. 2003. évi CXXVII. törvény a jövedéki adóról és a jövedéki termékek forgalmazásának különös szabályairól
  11. Rega. tv. 2003. évi CX. törvény a regisztrációs adóról
  12. Szakhoz. tv. 2003. évi LXXXVI. törvény a szakképzési hozzájárulásról és a képzés fejlesztésének támogatásáról
  13. Számv. tv. 2000. évi C. törvény a számvitelről
  14. Szja 1995. évi CXVII. törvény
  15. Szlarend 24/1995 PM rendelet
  16. Tao tv. 1996. évi LXXXI. törvény a társasági adóról és az osztalékadóról
  17. Tbj. 1997. évi LXXX. törvény a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről
  18. Tbj. vhr. 195/1997. (XI. 5.) Korm. rendelet a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló 1997. évi LXXX. törvény végrehajtásáról
  19. Tny. 1997. évi LXXXI. törvény a társadalombiztosítási nyugellátásról
  20. Tny. vhr. 168/1997. (X. 6.) Korm. rendelet a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény végrehajtásáról
Együttműködő partnereink
  1. HVG-ORAC Lap- és Könyvkiadó Kft.
  2. System Media Kft.

Ön korábban már belépett a HVG csoport egyik weboldalán. Ha szeretne ezen az oldalon is bejelentkezni, ezen a linken egy kattintással megteheti.

X