Térítés saját autóra: amit a kiküldetési rendelvényről tudni kell

Megosztás Tetszik

Az útnyilvántartás mellett szükséges-e kiküldetési rendelvényt is kitölteni? – tudakolta olvasónk. Kérdésére Surányi Imréné adószakértőnk válaszolt, részletezve a kiküldetési rendelvényről szükséges tudnivalókat is.

„Saját személygépkocsiját a dolgozó rendszeresen használja hivatali célra. Általában belföldön (az úti cél legtöbb esetben más település, mint a székhely), de néha egynapos külföldi útra is. Erről havonta útnyilvántartást ad le, ahol utankénti bontásban feltünteti az utazás napját, az úti célt, a felkeresett üzleti partnert, a megtett kilométert. A cég a vonatkozó szabályok szerinti számítással fizeti ki részére a saját gépkocsi használat térítését. A cég egyéb térítést nem ad a dolgozónak ezen utazások kapcsán. Egy-egy hónapban az alkalmak száma meghaladhatja a tízet. Az útnyilvántartás mellett szükséges-e kiküldetési rendelvényt is kiállítani?” – kérdezte olvasónk.

A hivatali, üzleti utazások költségeinek megtérítése saját személygépkocsi használata esetén kiküldetési rendelvény alapján történhet legkedvezőbben – hangsúlyozta Surányi Imréné. Hozzátéve: ha ugyanis a térítés értéke nem több a kiküldetési rendelvényben meghatározott kilométer-távolság szerint az üzemanyag-fogyasztási norma, a NAV által közzétett üzemanyagár, valamint a 9 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapulvételével számított összegnél, akkor azt bevételként nem kell a magánszemélynek figyelembe vennie, ily módon a kifizetőnek nem kell adóelőleget levonni, adatot szolgáltatni, további előny, hogy cégautó-adót sem kell fizetni.

A kiküldetési rendelvény fogalmára, kötelező tartalmára és kezelésére vonatkozó szabályokat a Szja törvény határozza meg.

A bevételnek nem számító költségtérítéshez a kiküldetési rendelvényt a kifizetőnek két példányban kell kiállítani, tartalmaznia kell

- a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát,
- az utazáshoz használt gépkocsi futásteljesítményét, üzemanyag-fogyasztási normáját,
- a gépkocsihasználat idején érvényes, a NAV által közzétett üzemanyagárat,
- az előzőek alapján (és a 9 Ft kilométerenkénti általános normaköltség figyelembevételével) az elszámolási időszakonként megállapított utazási költségtérítést.

A kiküldetési rendelvényt nem csak esetenként lehet kiállítani, hanem, az egymást követő hivatali, üzleti utazások esetén folyamatosan vezetve is, belföldi és a külföldi kiküldetéseknél egyaránt alkalmazható – írta válaszában az adószakértő. Ilyen értelemben minden olyan esetben helyettesíti az útnyilvántartást, amikor a magánszemély kizárólag csak kiküldetési rendelvény alapján kap hivatali, üzleti utazás címén bevételnek nem számító költségtérítést, és az adott személygépkocsival összefüggésben egyébként nem számol el költséget. A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizetőnek, másolatát a magánszemélynek a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával (elévülésig) meg kell őriznie [Szja tv. 3. § 83. pont; 7. § (1) bekezdés r) pont; 3. számú melléklet II. 6. pont].

A kiküldetési rendelvény alapján bevételnek nem számító költségtérítésben figyelembe vett futásteljesítményt az egyéb okból vezetett útnyilvántartásban nem lehet hivatali (üzleti) utazásnak tekinteni [Szja tv. 3. számú melléklet IV. 6. pont; 11. számú melléklet III. 9. pont].