adozona.hu
Ilyen veszélyei lehetnek a pdf-formátumú számlának
//adozona.hu/afa/Ilyen_veszelyei_lehetnek_pdfformatumu_szaml_HN3O22
Ilyen veszélyei lehetnek a pdf-formátumú számlának
Tetszik
Kényelmes a számlát pdf-ben továbbítani a vevőnek, de mellőzhető-e ezzel a számla postázása? Olvasónk kérdésére Juhász Tibor okleveles nemzetközi és ellenőrzési szakértőnk válaszolt.
"Elküldhetem-e a papír alapú számlát e-mailben, pdf-formátumban? Társaságunk online számlázó program használatával pdf-formátumban előállított számláit e-mailben továbbítja partnerei felé. (Nem elektronikus számla!) A vevő nyomtatja ki papírra a pdf-formátumban megküldött számlát. Így a számlán nem szerepel bélyegző, aláírás a kiállító részéről. A hatályos jogszabályoknak megfelelő-e ez a gyakorlat, vagy szükség van az eredeti számla postai eljuttatására?" – kérdezte olvasónk.
Számla minden olyan okirat, amely megfelel az áfatörvény X. fejezetében meghatározott feltételeknek – kezdte válaszát Juhász Tibor. A számlával egy tekintet alá esik minden olyan okirat, amely kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva, annak adattartalmát módosítja és megfelel az áfatörvény 170. §-ában meghatározott feltételeknek.
A Közösség más tagállamában nyilvántartásba vett adóalany esetében számla a termékértékesítéséről, szolgáltatásnyújtásról kibocsátott olyan okirat, amely megfelel a Héa-irányelv 42 226-231. és 238-240. cikkével harmonizáló azon előírásoknak, amelyek abban tagállamban alkalmazandóak, amelyben az adóalanyt nyilvántartásba vették.
Az áfatörvény előírása alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítania kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.
Az „eredet hitelessége” a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó illetve a számlát kibocsátó azonosságának biztosítását jelenti.
Az „adattartalom sértetlensége” azt jelenti, hogy a számlának az áfatörvény szerinti tartalmát nem változtatták meg.
A számla „olvashatósága” pedig azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat, illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie. Mindezek a 45/2010 EU irányelv alapjaira épülnek.
Az e kötelezettségekhez kapcsolódó keretszabály értelmében az eredet hitelességére, az adattartalom sértetlenségére és az olvashatóságra vonatkozó követelményeknek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés/szolgáltatásnyújtás között megbízható üzleti kapcsolatot biztosít.
Az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó feltételt a számlakibocsátónak és a számlabefogadónak is teljesítenie kell, mely feltételek fennállását a felek egymástól függetlenül is biztosíthatják.
Az áfatörvényben megjelölt üzleti ellenőrzési eljárásmegnevezés széles körű fogalmat takar. Üzleti ellenőrzési eljárás alatt olyan eljárás értendő, melyet az adóalany a számlának a saját pénzügyi követelésével, illetve kötelezettségével történő összevetése érdekében alkalmaz. Az üzleti ellenőrzési eljárás fontos aspektusa, hogy a számlát az üzleti és számviteli folyamaton belül ellenőrzik (nem pedig független, önálló dokumentumként kezelik).
Az adóalany az általa választott/kidolgozott üzleti ellenőrzési eljárás során, a saját érdekében számla kibocsátóként és számla befogadóként is elsődlegesen azt ellenőrzi, hogy:
- a számla lényegében megfelelő-e, vagyis, hogy a számlában feltüntetett ügylet ténylegesen a feltüntetett mennyiségben és minőségben teljesült-e, továbbá, számla befogadóként vizsgálja, hogy
- a számla kibocsátójának ténylegesen a feltüntetett fizetési igénye van-e,
- a számla kibocsátója által megadott bankszámlaszám megfelelő-e és hasonlókat annak biztosítására, hogy ténylegesen csak azokat a számlákat egyenlítse ki, melyek kiegyenlítésére kötelezett.
A számla papíralapon és elektronikus úton is kibocsátható. Kérdésünkben az elektronikus számláról értekezünk.
Az áfatörvényben meghatározott fogalomnak megfelelően elektronikus számlának minősül minden olyan, az áfatörvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Az elektronikus számlákra is a számlákra vonatkozó általános szabályok vonatkoznak. Tekintettel ugyanakkor arra, hogy az elektronikus számla fogadásának, illetve az eredet hitelessége,, az adattartalom sértetlensége és az olvashatóság biztosításának a termék beszerzője/szolgáltatás igénybevevője részéről technikai feltételei vannak (digitalizálás, archiválás), az elektronikus számlázás tekintetében elengedhetetlen a felek együttműködése.
Ezért az áfatörvény az elektronikus számla kibocsátásának feltételeként továbbra is előírja a számlabefogadó beleegyezését (ami nem csak formális lehet, vagyis megvalósulhat például a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével történő hallgatólagos belegyezés révén is), illetve EDI rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodását.
Az előzőek mellett természetesen figyelemmel kell lenni az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet előírásaira is.
Az áfatörvény két olyan eljárást nevesít, amelyek esetében a törvény erejénél fogva elfogadott, hogy az elektronikus számla eleget tesz a számla eredetének hitelességére, adattartalma sértetlenségére vonatkozó követelményeknek.
- az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerinti minősített elektronikus aláírással ellátott számla,
- EDI elektronikus adatként létrehozott és továbbított számla.
Az áfatörvényben külön nevesített elektronikus számlák tekintetében a számla kibocsátója és a számla befogadója az áfatörvényben meghatározott követelmények teljesítése érdekében tehát nem köteles üzleti ellenőrzési eljárást végezni. Természetesen az adóalany ilyen esetben is végezhet üzleti ellenőrzési eljárást, különös tekintettel arra, hogy annak lefolytatása (az áfatörvény rendelkezéseitől függetlenül is) az adóalany gazdasági érdekeit szolgálja. Az áfatörvényben nem nevesített elektronikus számlák tekintetében az adattartalom sértetlensége és az eredet hitelessége üzleti ellenőrzési eljárással támasztható alá.
Az áfatörvényben 2013. január 1. óta már nem szerepel, hogy digitális aláírás szükséges az elektronikusan kiállított és átküldött számlákon. Emiatt sokan gondolták azt, így jó magam is, hogy elég, ha lementik az érkező fájlt, és kinyomtatva átadják a könyvelőjüknek, esetleg el is mentik azt az e-mailt, amiben a számla érkezett. Sajnos azonban ezzel még teljesítettünk minden feltételt.
A törvény szerint az ilyen számlát befogadótól továbbra is elvárható, hogy egyértelműen bizonyítsa, az így érkező számla a kiállítás óta nem módosult, és az valóban a kiállítójától származik, így a digitális aláírásnál és az időpecsétnél nincs alkalmasabb eszköz arra, hogy egy pdf eredetét akkor is igazolni lehessen, ha azt többször lemásolták, archiválták.
Azok a kiállítók, akik egy sima pdf-et küldenek, minden felelősséget átterhelnek a befogadóra, aki így kénytelen saját maga elektronikusan aláírni és időpecséttel ellátni a dokumentumot, amit pedig a kiállító sem tud kontrollálni.
A kérdésben a NAV is állást foglalt már. Eszerint valóban bármi lehet e-számla (pdf, e-mail vagy egy faxüzenet is), ha formailag megfelel a számlakiállítás követelményeinek. Ugyanakkor a számla kiállítójának és befogadójának is a NAV által elvárt archiválási szabályoknak kell megfelelnie: a 114/2007. (XII. 29.) GKM-rendelet alapján. Márpedig ebben az szerepel, hogy használni kell az e-aláírást.
Ha csak egy sima pdf-et kap egy társaság, akkor magának kell erről gondoskodnia, különben a NAV ellenőrzés során szankcionálhatják. Az azonban nem ésszerű, és gazdaságos hogy minden kisvállalkozás pluszköltséget vállaljon, és önállóan intézze a digitális archívuma aláírását, ezért ha bármelyik szállítójuktól digitális aláírás nélküli e-számlát kapnak, akkor kérjék a dokumentumot papíron is, illetve ha mi küldjük pdf-ben akkor küldjük el papír formátumban is. Sajnálom, hogy erre a következtetésre kellett jutnunk, mert így kevésbé érthető a 2013. évi változás, de egyelőre nem tudok biztonsággal mást válaszolni.
Bér
Nyugdíj
Osztalék
Ingatlan illeték
Hozzászólások (6) , melyek közül a legfrissebbek:
Mivel már rég nem kell aláírni a számlát, mi különbség van aközött, hogy PDF-ben kapom és én nyomtatom ki vagy a kiállító nyomtatja ki (nem írja alá) és postán elküldi? Ilyenformán miért lenne ez a PDF elektronikus számla? Egyszerűen átküldik nekem, hogy nyomtassam ki én.
Egy kérdésem van, ha van egy PDF-ből nyomtatott számlám, akkor ki tudja azt bebizonyítani, hogy azt a kibocsájtó utólag küldte postán (főleg ha közönséges levélként érkezett) vagy a befogadó nyomtatta ki, tekintettel, hogy a nem kézzel írt számla a Számviteli trv 167.§-a alapján pecsét és aláírás nélkül érvényes?
Véleményem szerint egy papír alapú vagy kézzel írott számlába könnyebben bele lehet javítani, mint egy PDF-be, arról nem beszélve, hogy bármelyiket megpiszkálják mindkettő büntető ügy és ekkor a kibocsájtónál lévő file lesz a mértékadó, illetve azt sem szabad elfelejteni, hogy ezen ügymenteket banki tranzakciók is alátámasztják, mivel nem készpénzes számlákról van szó.
Kommentem írása közben érkezett Zsolt válasza is. Az ő válasza már tényleg a feltett kérdés re vonatkozik.
@Zsolt:
Teljesen érthető is, hogy a NAV nem tiltja és nem is szankcionálja, ha egy számla a vevő által lesz kinyomtatva, hiszen ezt elég nehezen is tudnák bizonyítani. Elég komoly igazsagügyi szakértői munkát igényelne annak kiderítése, hogy melyik printeren is történt a nyomtatás, de még ha ki is derül, hogy a vevő eszközét használták, akkor is lehet, h. az eladó ott volt a telephelyen, a notebookján kiállította a számlát, de saját nyomtatót nyilván nem vitt magával, így az ügyfél printerét kötötték a gépre, hogy ki tudja nyomtatni. :)
Szóval semmi értelme nem lenne a tiltásnak, mert úgysem ellenőrizhető. A számla hitelességére meg úgysincs hatással, hogy egyik v. másik printeren lett-e nyomtatva. Addig minden esetre, amíg mindkét félnél megegyezik a számla tartalma.
Annak ellenére, hogy a szerző alaposan körüljárja a témát, és egy korrekt összefoglalót ad a számlák befogadásával kapcsolatban, a végső következtetéssel nem értek egyet. Válaszában az elektronikus számla archiválásáról ír, ami ténylegesen plusz erőforrásokat igényelne, amennyiben aláírás nélküli, sima pdf-ben érkezett a számla, de a kérdező nem erről írt. Külön kiemeli, hogy nem elektrnikus számláról van szó, hanem papír alapúról, amit a számlázó program pdf-ként generál, ezt kell kinyomtatni. Csupán a kinyomtatás helye változik annyiban, hogy nem ők printelik ki, majd küldik el postán, hanem ezt a vevőre bízzák, akinél ezáltal egy ugyanolyan tartalmú papír számla keletkezik, mintha azt tényleg az eladó nyomtatta és postázta volna.
Természetesen a vevő ettől függetlenül dönthet digitális archiválásról, de ez már legyen az ő gondja. Annyi előnye azért van ilyenkor is, hogy már az eredeti pdf-et kapta meg, és nem kell szkennelnie.
A kérdésre válaszként én ugyanazt várnám, mint a feltevője, hogy papír alapú számla esetén valóban megfelelő az a gyakorlat is, hogy az emailben küldött dokumentumot a vevő nyomtatja ki.
A továbbítás módja nem befolyásolja a számla hitelességét. Ha a felek úgy döntenek, hogy a PDF formátumból a nyomtatást a vevő végzi el, akkor azzal olyan papíralapú számlával fog rendelkezni, amivel kapcsolatosan a cikkben vázolt pótlólagos digitális aláírás teljesen szükségtelen. Az adóhatóság azt se tiltja és - az előbbi kommenttel szemben - nem is szankcionálja ha a nyomtatás az elektronikus üzenet, letöltés, stb. után történik. Azért nincs szankció, mert nincs adókijátszás vagy adóelkerülés. Ilyen megállapítással egyetlenegy adóellenőrzés során se találkoztam, és a MKOE tagságától, vagy más forrásból se értesültem. A félelmek tehát alaptalanok.
Egyébként az elektronikus számla se igényli se az eredet hitelessége okán az elektronikus aláírást. Sajnos a cikk is célozgat, de nem nevezi meg azt a konkrét kockázatot, ami egy PDF alapú számlánál előírásszerűen nélkülözhetetlenné tenné az időbélyegzőt és az elektronikus aláírást.
Kedves Klára, a költségelszámolást és az adólevonási jogot a 23/2014-es NGM rendelet, vagy a 24/1995 PM rendelet nem befolyásolja. Ezt az NGM főosztályvezetője, Palotai Kinga is elismerte 2014.07.31-én írt e-mailjében, amikor a kellő körültekintés kérdéskörét elemezte a számlabefogadás kapcsán. A rendeletek csupán a számlakibocsátóra vonatkozó kötelezettséget fogalmaznak meg.
A PDF számlával szembeni félelmek táplálásával szemben a témával kapcsolatosan többi cikket is érdemes ismerni, ezek között ajánlom ezt: http://fn.hir24.hu/gazdasag/2014/08/08/szamlafrasz-az-adohatosag-is-ludas-benne/
Ruszin Zsolt
(a facebook link java scrpitje megint hibás)
Egyetértek. Teljesen igaza van a cikk irójának, a kockázatok valósak. A pdf formátunban előállított (elektronikus aláírás nélküli)dokumentumok száma egyre nő, a vállalkozások szankcionálhatók. Az alkalmazható szankciók a befogadott számlák mennyiségétől, értékétől függően akár a vállalkozások létét is veszélyeztethetik. Az adóbírságon felül gondoljunk csak a költségelszámolásra, az előzetesen levonható és visszaigényelhető ÁFÁ-ra, a további adóhatásokra (társasági adó, helyi adó, stb.).