Hibás számlák esetén ezt teheti a könyvelő

Megosztás Tetszik

Olvasónknak az okoz rendre fejfájást, hogy ügyfelétől gyakran kap hibás számlákat. Mit tehet? Hunyadné Szűts Veronika igazságügyi adó- és járulékszakértő válaszolt.

Olvasónk részletesen kifejtette kérdéseit: Könyvelőirodai alkalmazottként a munkám során többször találkozom az alábbi esetekkel: - az ügyfél nem jól határozza meg a teljesítési időpontot (például határozott időszakra szóló számlázás esetén), - előlegszámlát nem vagy rosszul állít ki, amikor a díjbekérő alapján megkapja az összeget, - nem megfelelően kezeli a bérleti díjhoz kapcsolódó járulékos költségeket, - olyan számlákat fogadnak be, amelyeken nem jó a teljesítési időpont, - nem megfelelően állítják ki a helyesbítő számlát stb. Ha felhívom a figyelmet a fenti hibákra, akkor vagy azt a választ kapom, hogy a számlázóprogramjuk nem tud olyan számlát kiállítani (előleg, helyesbítő) amit kérek, vagy a partnerükkel nem lehet megbeszélni, hogy jól állítsa ki a feléjük érkező számlát, vagy túl „macerás” amit kérek vagy egyáltalán nem is értik, mit akarok. Mivel sajnos „hozott anyag”-ból kell dolgozni, felmerül a kérdés, hogy a fenti hibákat tartalmazó számlákat lekönyveljem-e úgy, ahogy megkapom, vagy egyáltalán nem szerepeltethetem a könyvelésben? Esetleg a helyes időpontra könyvelem, függetlenül, hogy a számlán milyen teljesítési időpont van, illetve a kibocsátónál más időszakban szerepel? Kié a felelősség, ha ezen bejövő számlák után az áfát levonásba helyezem, de az ügyfelet tájékoztattam, hogy ki kellene javítani? Problémát jelent továbbá az is, hogy mire a számla kijavításra kerülne, az áfabevallási határidő már lejár, és ezen számlák kimaradása magas áfafizetési kötelezettséget jelent az ügyfélnek.

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA:

A mulasztási bírsággal összefüggésben az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) már csak az adózó felelősségét állapítja meg, a könyvelők mulasztási bírságra vonatkozó felelősségét megszüntették. Annak ellenére azonban, hogy a törvény az adózót nevezi meg felelősként, közvetetten a könyvelő is felelős lehet az adózó mulasztási bírságaiért, ha abban közvetve részt vesz. 

Amikor a könyvelő könyvelői szerződést köt az ügyféllel, minden esetben a szerződésben foglaltak határozzák meg a felelősségét. A konzervatív könyvelői szerződés kizárólag a könyvelő részére hozott anyag kontírozását és könyvelését jelenti, valamint a hozott anyagból megállapított hiányosságokra és egyéb szabálytalanságokra utaló információ közlését az adózóval. Közlését, de nem az ügyfél helyetti kijavítást, bizonylat gyártást.

A számviteli törvényben előírt bizonylati rend lapján a könyvelésbe csak jóváhagyott, ellenőrzött számla kerülhet be. A bizonylati rend és fegyelem kialakításában, és a szabályzatok elkészítésében a könyvelőnek nagy szerepe van, hiszen az ügyfél nem feltétlenül ért ehhez a szakterülethez. A kiadott és befogadott számlák valódiságáért, ezek ellenőrzésért azonban az ügyfél (jellemzően a vezető tisztségviselő) felel.

A könyvelési munka a „hozott anyagok” számviteli törvény szerinti kontírozást, rögzítését jelenti. A könyvelő feladata, hogy a könyvelésre átadott számlákat ellenőrizze abból a szempontból, hogy azok külsőre megfelelnek-e a számviteli törvényben előírtaknak. Alakilag és nem tartalmilag.

A fetiekből következően a figyelmeztetések megtétele mellett a kapott anyagokon sem alakilag, sem tartalmilag ne változtasson, azokat – ha alakilag megfelelnek – az azokban szereplő dátumokkal, tartalommal könyvelje és állítsa be a bevallásokba. Célszerű azonban írásos nyomot hagyni a hibákról és azt átvetetni.